In deze voorwaarden staan alleen de taken van de personen in welke een functie hebben binnen de inzet. De normale omschrijving van de functies zijn te vinden in de statuten van het FRET.

2.1. Teambestuur

2.1.1. Activiteiten-coördinator

De activiteiten-coördinator is de persoon waar de aanvraag binnenkomt. De taak van de activiteitencoördinator is dat hij het aanvraagformulier en de voorwaarden tbv inzet FRET stuurt naar de aanvrager. De activiteiten-coördinator is totdat hij de taken overdraagt aan de inzet-coördinator verantwoordelijke voor de aanvraag.

2.2. Overige

2.2.1. Inzet-coördinator

De inzet-coördinator is de persoon die tijdens de daadwerkelijke inzet de coördinerende rol op zich neemt. Dit kan elk ervaren lid zijn van het FRET. De inzet-coördinator wordt aangesteld door de activiteiten-coördinator.

2.2.2. FRET-medewerkers

Alle overige FRET-leden welke tijdens een inzet als EHV’er worden ingezet. FRET-medewerkers kunnen niet voor andere taken dan de eerste hulpverlening worden ingezet.

2.2.3. FRET-leden en andere EHV’ers

Alle leden van het FRET of andere eerste hulpverleners welke niet als FRET-medewerkers deelnemen aan het evenement. FRET-leden welke een andere functie hebben ten tijde van de inzet kunnen niet als FRET-medewerker gerekend worden. Indien deze en andere EHV’ers zelfstandig kunnen optreden, dienen deze dit zo snel mogelijk te melden aan de FRET-medewerkers. Ook zijn ze terughoudend in het inschakelen van deskundige hulp.

3. Inzet-criteria

Om een inzet van het FRET te krijgen zijn er enkele criteria welke aanwezig dienen te zijn om een juiste en verantwoordelijke hulpverlening te kunnen aanbieden. Om geen vaste inzetkosten te genereren wordt er van de organisatie enkele spullen gevraagd, welke mogelijk voor andere vrijwilligers ook al dient te worden geregeld. 

3.1. Eerste hulp post

De Eerste Hulp Post (post) gebruiken wij als uitvalsbasis voor de hulpverlening. De post mag een tent zijn mits deze rondom dicht kan en minimaal 4x4x2 meter is. Deze post zullen wij ook gebruiken als behandelruimte en zal door het FRET als dusdanig herkenbaar gemaakt worden. De post moet centraal op het evenemententerrein staan waar deze door de deelnemers te vinden is.
In de post dient voldoende verlichting aanwezig te zijn en minimaal 1 tafel en 2 stoelen te staan. Ook dient er schoon drinkwater voor handen te zijn. De post dient alleen ter beschikking te staan aan het FRET in verband met de privacy van de slachtoffers. In de post dient ook een draaiboek met de routes en posten van het evenement te zijn. Ook dient er een plattegrond van het terrein/gebied in de post aanwezig te zijn, hiervoor zorgt de aanvrager. Bij de post dient een ambulance zo dicht mogelijk bij te kunnen komen.

3.2. Voeding

Er dient genoeg voeding te zijn voor de FRET-medewerkers en eventuele slachtoffers. Zo dient er drinkwater beschikbaar te zijn en koffie/thee, suiker, koffiemelk en (plastic) bekers. Indien de FRETmedewerkers zelf hun lunchpakket dienen mee te nemen, moet dit in het aanvraagformulier aangegeven worden.

3.3. Telefoonnummers organisatie

Er dienen minimaal 2 mobiele telefoonnummers bekend te zijn. Deze kunnen op het aanvraagformulier ingevuld worden. Wij wensen 2 nummers, omdat het om wat voor reden kan gebeuren dat er iemand uitvalt of niet bereikbaar is.

3.4. Externe hulpdiensten

U, als aanvrager zorgt dat in de post een lijst aanwezig is met de telefoonnummers van de dichtstbijzijnde huisarts en tandarts (binnen kantoortijden) en de snelste route met de auto naar het dichtstbijzijnde ziekenhuis (spoedeisende hulp), huisarts en tandarts (deze kunt u ook toevoegen bij het aanvraagformulier).
De inzet-coördinator bepaalt tijdens het evenement of er een ambulance gebeld dient te worden. Als organisatie dient u zeer terughoudend te zijn in het bellen voor een ambulance. De inzet-coördinator en overige FRET-medewerkers zijn bekwame eerste hulpverleners en zullen de eerste handelingen zelf uitvoeren. Indien er toch een ambulance moet worden gewaarschuwd, dient dit te gebeuren via de inzet-coördinator. Ditzelfde geldt voor de huisarts/doctorswacht of tandarts.

3.5. Materiaal

Het FRET zal zelf eerste hulp materiaal meenemen. Het kan zijn dat hiervoor een koelkast, vriezer of magnetron nodig is (dit in verband met bijvoorbeeld cool- en heatpacks). Indien dit nodig is zal dit aangeven worden. Het FRET-materiaal mag alleen gebruikt worden door een FRET-medewerker.

4. Het evenement

4.1. Voorbereiding

4.1.1. Aanmelding

De aanmelding van een inzet wordt tussen de 6 en 8 weken voor aanvang van het evenement gedaan. Indien het noodzakelijk is dat het FRET al in de voorbereiding betrokken dient te zijn, dient u zo snel mogelijk dit verzoek in. Voor meerdaagse evenementen dient ruim van te voren contact met het FRET gezocht te worden. Binnen 2 weken krijgt de aanvrager het aanmeldformulier. Het formulier dient zo snel mogelijk voor aanvang van het evenement geheel ingevuld te zijn en teruggezonden naar de activiteitencoördinator.

4.2. Het evenement

4.2.1. Aanwezigheid

Geef vroegtijdig aan vanaf hoe laat u het FRET inzetbaar wil hebben op het evenement.

4.2.2. Aanspreekpunt

Voor de organisatie is de inzet-coördinator het eerste aanspreekpunt. De inzet-coördinator zal ook zoveel mogelijk bij de post aanwezig zijn, of bij de post weet men waar de inzet-coördinator is. Bij hulpverzoeken zijn uiteraard alle FRET-medewerkers aanspreekbaar.

4.2.3. Inzetten

In eerste aanleg is de leiding vanuit de groep verantwoordelijk voor de kleine ongevallen. Ook kunnen posthouders, organisatie of ouders de kleine ongevalletjes oplossen. Indien de leiding, posthouders, etc. er niet uitkomen, kunnen ze de hulp inroepen van het FRET. De FRET-medewerkers zullen ook rond lopen over het evenemententerrein en kunnen preventief en repressief optreden als zij inschatten dat dat nodig is. De FRET-medewerker zal dan zoveel als mogelijk adviseren en behandelen volgens de richtlijnen van het oranje kruis-boekje of indien nodig zoeken naar een passende oplossing. Van de organisatie wordt verwacht zo snel mogelijk de ouders van het jeugdlid in kennis te stellen indien het
slachtoffer overgedragen wordt aan de deskundige hulp. Indien er een slachtoffer wordt behandeld door een FRET-medewerker, dient de FRET-medewerker de naam, geboortedatum, groep en eventueel speltak te noteren, ook wordt het letsel en de
behandeling vastgelegd. Dit wordt gedaan in verband met de nazorg en het verbruikte materiaal. Hier wordt gepast mee omgegaan en alleen verstrekt aan de organisatie en de deskundige hulp, verder worden de gegevens niet zonder toestemming aan derden verstrekt (verzoek aan de organisatie dit op te nemen in de voorwaarden). Doel hiervan is om aan het eind van de inzet een overzicht te hebben wat er gebeurd is, en wat er verbruikt is aan materiaal. Indien een slachtoffer naar deskundige hulp moet worden vervoerd, geniet de voorkeur dat er iemand van organisatie en een leidinggevende mee gaat. Indien gewenst kan er 1 FRET-medewerker mee, in plaats van de organisatie.

4.3. Na het evenement

4.3.1. Materiaal

Het materiaal wat het FRET in bruikleen had, zal zoveel mogelijk zoals we het aantroffen opgeleverd worden.

4.3.2. Evaluatie

De inzet-coördinator zal na het evenement kort evalueren met de FRET-medewerkers. Nadat dit afgerond is zal de inzet-coördinator een terugkoppeling geven aan de aanvrager. De afhandeling tbv slachtoffers wordt na het evenement overgedragen aan de aanvrager. Na het evenement is het FRET niet meer aansprakelijk voor de slachtoffers. Indien gewenst kan een inzetcoördinator aanwezig zijn bij de evaluatie van de organisatie.

4.4. Kosten

Inzetkosten zijn voor Scouting evenementen € 20,- per dagdeel. Voor niet-Scouting evenementen gelden andere prijzen. Reiskosten tbv het evenement worden vergoed door de organisatie. Dit betreft de reiskosten gemaakt tijdens het evenement (geen woon-werk verkeer) Echter kunnen er ook overige kosten worden gerekend voor de inzet. Hierover zal de activiteiten-coördinator de aanvrager informeren.
Binnen 1 maand na het evenement zal de activiteiten-coördinator de gemaakte kosten declareren bij de aanvrager. De aanvrager draagt er zorg voor dat de kosten binnen 1 maand na ontvangst van de declaratie worden vergoed. Bij het niet nakomen hiervan, kunnen administratieve kosten worden verrekend.

4.5. Bijzondere omstandigheden

Indien er op de locatie bijzondere omstandigheden zijn, zoals bijvoorbeeld een hike welke over een groot gebied plaatsvind of een speciaal protocol, bijvoorbeeld op het starteiland in Sneek tbv de ambulance, dient de aanvrager dit aan te geven op het aanvraagformulier, eventueel kan in overleg met de Activiteiten-coördinator een passende oplossing gevonden worden.

 

_{*Aan deze pagina kunnen geen rechten worden ontleent. De voorwaarden welke meegestuurd worden met de aanvraag zijn de laatste en juiste versie.}